Redazionali

Buono a Sapersi!
Alcuni principi relativi alla gestione del tempo

19/01/2017

Ecco alcuni principi relativi alla gestione del nostro tempo

Quante volte abbiamo sentito dire, non ho tempo nemmeno per me stesso; sono sempre di fretta; vorrei ma non posso, perché non ho tempo; Sto inseguendo il tempo al punto da non poter decidere cosa fare e cosa non fare, se trovassi un po’ di tempo!

La capacità di gestire il proprio tempo è determinante per essere più efficaci e più efficienti sul lavoro e nella vita. Ecco alcuni semplici principi su cui riflettere.

La gestione del tempo richiede volontà e leadership

La vita ci impone una scelta tra "gestire il nostro tempo" oppure "essere gestiti dai nostri impegni". Nel momento in cui siamo in grado di gestire il nostro tempo possiamo dire di avere potenziato la nostra leadership sul tempo.

Chi è gestito dal tempo usa la parola DEVO,

Chi gestisce il tempo usa la parola VOGLIO



Il tempo è la più democratica delle risorse


Abbiamo una banca che tutte le mattine ci mette a disposizione 86.400 secondi sul nostro conto gratuitamente. Ponendoci un unico vincolo che quel tempo va utilizzato e non può essere rinviato. Siamo arbitri assoluti di come intendiamo utilizzarlo.

Se il conto è uguale per tutti, non altrettanto può dirsi della sua utilizzazione, possiamo scegliere, infatti, se investire quei secondi produttivamente o sprecarli, la scelta è squisitamente nostra. Da questa scelta dipende in buona parte il nostro successo professionale.

Per essere certi di fare degli ottimi investimenti dobbiamo avere l’abilità di tenere costantemente sotto controllo le aree chiave del nostro lavoro.



La gestione del tempo richiede un’attitudine vincente


Ci sono alcune aree che sono di sicuro sotto il nostro controllo (la pianificazione del lavoro, il rispetto degli impegni, l’agenda), altre invece dipendono dalla nostra leadership sugli altri (la gestione delle interruzioni, far rispettare gli impegni presi, comunicare efficacemente, dire di no), altre ancora non dipendono da noi e sono fuori del nostro controllo (i must aziendali, i limiti di competenza dei collaboratori, le normative, le regole e le procedure aziendali).

Le situazioni modificabili sono quelle relative alla nostra leadership e alla nostra volontà.

Quelle più difficili da modificare sono quelle relative al cambiamento ovvero alla volontà di cambiare i nostri comportamenti e quindi alla capacità di uscire dalla nostra area di comfort che conosciamo bene, ci dà molta sicurezza, ed è rappresentata dalle nostre abitudini, anche quelle sbagliate, che solo con un’attitudine vincente e molta motivazione riusciremo a cambiare.

L’abitudine, “una costante, spesso inconscia inclinazione a comportarsi in un certo modo, acquisita attraverso la continua ripetizione. Un’abitudine è una tendenza costante della mente o del carattere”.
Le abitudini nascono dalla nostra area di comfort, un’area che ci spinge non ai comportamenti più produttivi e razionali, ma ai comportamenti che ci sembrano più comodi, meno impegnativi. La nostra area di comfort è pilotata dal subconscio, il nostro pilota automatico che ci permette di fare tante cose simultaneamente senza la fatica di pensare.

Dobbiamo abituarci a fermarci, riflettere e decidere che cosa vogliamo ottenere dalla nostra vita sia privata che professionale. Possiamo definire una "vision" del nostro futuro, cioè un quadro "realisticamente idealizzato", di noi stessi fra uno, due, cinque anni.

Più incalzanti e frenetici sono i nostri ritmi di lavoro e nella nostra vita, maggiore sarà il rischio di essere travolti dalla routine svolgendo un’attività solo reattiva per fronteggiare tali impegni.
Per fuggire da questa situazione, che può essere causa di stress e sicuramente di inefficienza, dobbiamo avere l’abilità di fermarci, riflettere e porci alcune semplici domande tipo:

Cosa mi aspetto dal mio lavoro?
Se potessi visualizzare il mio futuro fra 1-2 o più anni dove vorrei essere?

Ecco alcune semplici regole che ci possono aiutare a migliorare la nostra gestione del tempo:

1. Ogni Input che comporta un’attività da svolgere va trascritto in agenda.

2. L'agenda deve essere l'unica fonte informativa delle nostre attività di breve periodo.

3. Ogni attività viene trascritta nel periodo in cui si intende realizzarla: ora precisa, giorno, settimana, mese.

4. Ogni attività deve avere una priorità (A-B-C-D)

5. Ogni attività può riportare il collegamento ad eventuali archivi dove reperire la documentazione. In particolare per il collegamento Agenda – file progetti.

6. Distinguere gli impegni semplici (una singola attività), da quelli complessi (insieme concatenato di attività) per i quali occorre una specifica progettazione.



Definizione delle priorità

Non avremmo bisogno di parlare di priorità se il tempo disponibile fosse superiore al tempo richiesto per espletare il carico di impegni giornalieri, ma quest'evento può verificarsi solo raramente pertanto siamo spesso costretti a dover fare, per carenza di tempo, delle scelte prioritarie.

Suggeriamo una semplice classificazione in classi: A-B-C-D

Ognuno di noi è in grado di valutare con il proprio buon senso le priorità del lavoro purché questo processo avvenga a mente fredda, cioè senza l'influenza delle tensioni in cui il caos degli impegni può trascinarci.

 

Proviamo ugualmente ad effettuare una classificazione teorica delle priorità.

 

Priorità Definizione Esempi
A

Attività che per importanza e urgenza non possono essere procrastinate.

L’eventuale rinvio comporterebbe una perdita di produttività o di immagine o di efficacia

La visita ad un cliente molto importante che ci sta cercando

L’invio di un report il giorno della scadenza

B Quelle attività che rivestono importanza ma non sono urgenti come le priorità A. Rinviare le priorità B significa spesso farle diventare priorità A e pertanto aumentare lo stress. Lo stesso report alcuni giorni prima della scadenza.
C Sono quelle attività che non hanno importanza come le priorità A o B e pertanto il loro rinvio non causa impatto rilevante sulla nostra produttività.

La partecipazione ad un meeting come spettatori.

La visita a clienti marginali.

D Sono quelle attività non urgenti e poco importanti.

Distorsioni comuni nella definizione delle priorità

Noi soffriamo di comuni distorsioni mentali nella definizione delle priorità che ci impediscono di fare una valutazione oggettiva. Il meccanismo mentale è più o meno il seguente: “scelgo le priorità che mi fanno comodo per sentirmi impegnato e avere un ottimo alibi per non affrontare le priorità scomode”.

 

Errore Esempi
1 Priorità gerarchiche: diamo priorità agli impegni che vengono dall'alto, anche se oggettivamente non sono importanti e/o urgenti. Una visita del Capo in affiancamento che mi crea problemi di rispetto del piano di lavoro
2 Priorità LIFO: (last in first out) o CIMA DEL MUCCHIO: quando le priorità nascono casualmente partendo spesso dagli ultimi impegni che arrivano alla nostra attenzione. l cliente che telefona e noi corriamo da lui senza verificare l’urgenza
3 Priorità ai lavori piacevoli La visita al cliente amico poco produttiva
4 Priorità da pigrizia Scegliamo di fare una comunicazione telefonica invece di fare un report chiaro
5 Priorità da solleciti: diamo priorità al sollecito senza una valutazione oggettiva La priorità al piccolo cliente che insiste invece del grande cliente che non sollecita

 Ricordatevi che “Chi vuole guadagnare tempo deve investire tempo”!             
“Non confondete mai la velocità con la fretta” e comunque “chi ha tempo non aspetti tempo!”